מערכת ניהול לארגון – אלפי משתמשים ותכנים

מערכת ניהול לארגון גדול –
ראש יהודי פועלים כמרכז פעיל בתל אביב עם קהל רחב ומגוון,
המון שיעורים, כנסים, תלמידים, מתנדבים ואנשי צוות,
סדנאות ואירועים לקהל רחב, כולל פעילות שבת ומסגרות לימוד ייעודיות.
–
עם השנים המידע הלך והתפזר בין הודעות, קבצים ורשימות.
לפני כמה שנים ראש יהודי פנו אלינו עם הבקשה להקים מערכת ניהול לראש יהודי.
בפוסט נציג את המערכת ואת המענה הרחב שהיא נותנת לצרכים שעלו מהשטח.

ניהול שיעורים ואירועים בלי כאב ראש

אחת הפעילויות המרכזיות של הארגון הם השיעורים – שיעורים בנושאים שונים שמועברים לאורך כל השבוע.
השיעורים מתקיימים במקומות שונים, לקהלים שונים, ובזמנים שונים.
המערכת שפיתחנו מרכזת את כל היסטוריית הפעילות, מהשיעורים הראשונים ועד היום.
אפשר לראות איזה שיעור התקיים, מי נכח, מי התעניין ומי ביקש שיחזרו אליו.

באותה צורה מוצגת גם הפעילות העתידית:
מי צפוי להגיע, כמה תלמידים קבועים וכמה אורחים, ואילו תזכורות נשלחו.

מערכת ניהול לראש יהודי: ניהול תשלומים, מנויים והזמנות לשבת

לצד השיעורים יש גם פעילות קהילתית ענפה כמו ארוחות שבת וחג.
מה שהתחיל בצורה ספונטנית הפך עם הגדילה לתהליך מסודר:
המערכת מציגה מי אירח, כמה אורחים הגיעו, ואילו הזמנות פתוחות.

למרות ההיקפים הגדולים, המערכת שומרת על תחושה אנושית וחמה.
עם יכולות פילוח מדויקות שעוזרות לצוות לתת יחס אישי לכל אדם.

אלו הכלים המרכזיים שהמערכת מספקת ביום יום:

• הרשאות לפי תפקידים בצוות
• תיעוד אינטראקציות מול תלמיד או תלמידה
• תזכורות אוטומטיות לפני ואחרי פעילות
• יצוא דוחות וסיכומים תקופתיים
• חיפוש חכם לפי שם, טלפון או סטטוס
• ניהול תשלומים לפי סוג פעילות
• טיפול בלידים שמגיעים ממקורות שונים

הכלים האלו מחברים בין התעניינות ראשונית לבין השתתפות בפועל, ועוזרים לצוות לא לפספס אף אחד בדרך.

מערכת הניהול מתפתחת יחד עם ראש יהודי

המערכת של ראש יהודי לא הסתיימה. היא מתעדכנת ומתרחבת כל הזמן.
רחמים חניא יחד עם צוות הפיתוח ממשיכים ללוות את הארגון,
לאפיין צרכים חדשים ולהוסיף יכולות בהתאם לפעילות בשטח.
ואנחנו נהנים לראות שהמערכת הזאת חיה, פעילה, מתעדכנת ויש בה נתונים והיקפים שמצטברים לאורך זמן.
כי שימוש יומיומי הוא ההוכחה הכי טובה לנחיצות ולנוחות של המערכת.

מערכת ניהול מותאמת אליכם

אם אתם מנהלים:

• ארגון גדול
• קהילה פעילה
• מוסד חינוכי
• פעילות עם הרבה אנשים וסוגי תוכן

ונמאס לכם לעבוד עם קבצים מפוזרים וכמה מערכות במקביל,
נשמח להראות לכם איך אפשר לרכז הכל במקום אחד.

מוזמנים לקבוע שיחת הדגמה, להציג את הצרכים שלכם ולבדוק התאמה.