הקשר היומיומי של עמותת "חיבור חדש" עם המתנדבות בשטח, במיוחד סביב נושא דיווח הנוכחות, הציב לא מעט אתגרים. חוויית השימוש בטלפון החכם במערכת הקודמת שלהם לא הייתה מספיק טובה ומותאמת. ועלה צורך ליצור מערכת דיווח נוכחות שמתאימה לקהל היעד שמשתמש בו בפועל.
בתוך כך, היה חשוב לעמותה לשמור על המערכת והנתונים שנמצאים ב-Salesforce שלהם. ושהמערכת תעבוד מבלי לייצר עבודה כפולה לצוות המשרד.
ב-CloseApp הרמנו את הכפפה ופיתחנו עבור העמותה מערכת דיווח נוכחות ואפליקציה מותאמת אישית. הפתרון מאפשר למתנדבות והמתנדבים לדווח בקלות ובמהירות. בזמן שצוות העמותה ממשיך לעבוד כרגיל בסביבת העבודה המוכרת לו.
התאמת מערכת דיווח נוכחות לקהל צעיר
אחד הדגשים המרכזיים בפרויקט היה התאמת המערכת למתנדבות עצמן, צעירות (וגם צעירים) בגילאי 18-19. שרגילות לחוויית משתמש חלקה, אינטואיטיבית ומודרנית במובייל.
כניסה מהירה ומאובטחת: המתנדבות נכנסות לאפליקציה בקלות באמצעות חשבון ה-Google האישי שלהן.
מסך מרכזי נקי וממוקד: המסך הראשי כולל הודעות, פרטים אישיים וכפתור דיווח נוכחות בולט. המטרה הייתה לא להעמיס במידע, אלא לאפשר למתנדבת לבצע את הפעולה שהיא צריכה בשניות בודדות.
כרטיס מתנדבת דיגיטלי: בנוסף לדיווח, לכל מתנדבת יש גישה ישירה לכרטיס האישי שלה. הכולל נתונים חשובים כמו: שם המרכז, מקום השירות, ימי חופשה ומחלה שנותרו לה ועוד.
מאחורי הקלעים: טופס הדיווח עצמו נשאר מחובר ישירות ל-Salesforce מטעמי אבטחה ודרישות המערכת של העמותה. עם זאת, המורכבות הזו נשארה חבויה לחלוטין. המתנדבת מקבלת ממשק נגיש, ידידותי ומותאם למובייל, מבלי להרגיש בסרבול הטכנולוגי.
מסך הבית של המערכת עם כפתור בולט לדיווח נוכחותדיווח נוכחות בקלות באפליקציה של "חיבור חדש"ימי חופשה ומחלה שנותרותעודת מתנדבת זמינה באפליקציה
מערכת ניהול חכמה וסנכרון מלא
בנוסף בנינו מערכת ניהול משרדית מתקדמת עבור צוות העמותה. האפליקציה ומערכת הניהול החדשה חוברו ל-Salesforce באמצעות אינטגרציית API. המשמעות היא שכל הנתונים מסונכרנים בזמן אמת ובאופן אוטומטי בין המערכות. ללא צורך בהזנת נתונים ידנית או כפולה.
בנוסף, המערכת משמשת כערוץ תקשורת ישיר. מכיוון שהמתנדבות נכנסות לאפליקציה מדי יום. צוות הניהול יכול לנצל את הפלטפורמה ולשלוח הודעות ועדכונים מרוכזים בלחיצת כפתור לכלל המשתמשות ישירות למסך הבית שלהן.
מערכת דיווח נוכחות לעמותת חיבור חדש
הגמישות והאנושיות שהובילו להצלחה
מעבר לטכנולוגיה, הלב של הפרויקט הזה היה הגמישות והמענה האישי. בעמותת חיבור חדש חיפשו שותף טכנולוגי שמבין את הצרכים הייחודיים שלהם. שותף שמסוגל להתאים פתרונות תוך כדי תנועה, ובעיקר מגיב במהירות לבקשות ושינויים שעולים מהשטח.
וזה בדיוק היתרון הגדול של העבודה מול הצוות של CloseApp. לאורך כל הדרך, הפרויקט לווה באכפתיות, הקשבה וזמינות גבוהה לכל אתגר. ב-CloseApp חשוב לנו לראות את הארגון מצליח ומייעל את הפעילות החשובה שלו.
רוצים לקחת את המערכות הטכנולוגיות של הארגון שלכם לשלב הבא?
